【押印書類の控えの保存方法について】
こんにちは。FLOWの会田です。
今回は電子帳簿保存法についての記事となります。自社が交付した場合の請求書控えの保存について、パターン別にまとめましたので、ぜひご覧ください。
⑴紙ベースで交付した場合
WordやExcelで作成をし、紙出力をしてから押印した場合と、PDFなどのデータにして電子印を押印したものを印刷する場合は、下記のいずれかを保存する必要があります。
- A) 交付した書類のコピー（紙ベース）
- B) スキャナ保存の要件を満たす形でのPDFなどのスキャンデータ
- C) WordやExcelのデータ（※1 ※2）
※1 交付方法が前者であれば押印なし、後者であれば押印ありのもの。
※2 電帳法の保存要件を満たす必要があります。
⑵電子データで交付した場合
一度紙出力後に押印をしたもののスキャンデータ、また、PDFなどのデータに電子印を押印して交付する場合は、送付したデータをそのまま保管すればOKです。
なお、電帳法の保存要件を満たす必要がありますので、この点はご注意ください。
⑶紙と電子データ両方で交付した場合
この場合は、正本となるものが紙なのか電子データなのかで変わります。
正本が紙の場合には上記1の保存を、電子データの場合には上記2の保存をすればOKです。
以上、自社発行の場合の保存のまとめとなります。
これまでとは保管方法がガラッと変わりますが、受け取る側と比べると少なくはなっていますので、参考になれば幸いです。
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