電子取引データの保存は意外とシンプル！？

税理士法人FLOW会計事務所です！

令和6年1月から電子帳簿保存法が改正され、電子取引データをデータのまま保存することが義務化されました！

今回は、電子取引データの保存で満たす必要のある「要件」についてシンプルに解説させていただきます！

◇電子取引データとは

「電子取引データ」とは、メール等によってデータで受け取った領収書や請求書のことをいいます。

◇要件①「電子計算機処理システムの概要を記載した書類の備付け」

まず要件の名称が長すぎてうんざりします苦笑。

この要件は自社開発システムを使用して電子取引データを保存する場合に求められる要件になるので、システムを自社開発できるような事業者さんに求められる要件になってきます。そのため、ほとんどの事業者さんではこの要件は満たす必要は無いものと思って大丈夫です。

◇要件②「見読可能装置(ディスプレイ等)の備付け等」

これは、データがPCなどのディスプレイで普通に見られればOKです。

あと、税務調査時に求められたデータを出力できる状態であれば問題ありません。

◇要件③「検索機能の確保(検索要件)」

この要件が最も手間のかかる要件になっています。

ただし、「基準期間の売上高が5000万円以下の事業者」又は「電子取引データを出力した書面を取引年月日その他の日付け及び取引先ごとに整理されたものを提示･提出できるようにしている事業者」は検索要件の充足は不要になっています。

検索要件を満たす必要のある事業者は、「取引年月日、取引金額、取引先の名称」からそのデータが検索できるように設定する必要があります。

実務上、「取引年月日、取引金額、取引先の名称」をデータのタイトルに記載すれば要件は満たすはずですが、毎度、データにタイトルを記載するのは手間ですよね…

また、税務調査で求められたデータのダウンロードができるようにしていることも求められています。

◇要件④「事務処理規定の作成、備付け」

要件④は選択制になっていて、大きくわけて「タイムスタンプに関する要件」と「事務処理規定に関する要件」のいずれかを選択できるのですが、タイムスタンプの導入はコストもかかってきますので、基本的には「事務処理規定に関する要件」を充足していただくのがベターだと考えています。

事務処理規定は下記のリンクから雛形が取得できますので、ぜひご活用ください。

以上が、簡単ではございますが、電子取引データの保存についてです。

少しでも参考になれば嬉しいです！

最後まで読んでいただきありがとうございました！

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