こんにちは。税理士法人FLOW会計事務所の会田です。
今回は2年間の猶予期間が終了となる電子帳簿保存法についてのご案内です。
全事業者で対応が必要になりますので、ギリギリではありますが、準備の参考になれば幸いです。
なお、基準期間の売上高5,000万円以下の場合の対応など、改正については触れておりませんので、ご了承ください。
１．そもそも電子帳簿保存法って何？
種々の税法で紙での保存が義務づけられている帳簿書類について、一定の要件を満たした上でPDFなどの電子データでの保存を可能とすること、及びメールで受信した場合などの電子的に授受した取引情報の保存義務などを定めた法律です。
この電子帳簿保存法上、電磁的記録による保存は、【電子取引・スキャナ保存・電子帳簿等保存】の3種類に区分されています。
A) 電子取引（義務化）
取引先からメールやWebサイトで【請求書・見積書・契約書・領収書】を受け取っている場合などが該当します。
今後は紙印刷したものは認められなくなり、データでの保管が必須になります。
B) スキャナ保存（任意）
紙で取引先へ発行、または紙で取引先から受け取った【請求書・見積書・契約書・領収書】といった書類のスキャナ保存をすることが可能です。
C) 電子帳簿等保存（任意）
申告書などの国税関係書類や帳簿、決算書類をPCで作成をしている場合には、紙保管に代えて、電子データのままサーバやDVD、CDやCOM（電子計算機出力マイクロフィルム）で保管することが可能になります。
２．準備にあたってのポイント
A) 現状の電子取引の種類や形式を把握
電子取引でやり取りしている種類の洗い出し、媒体ごとの区分、データ形式の把握の3点を確認しておきましょう。
なお、交通系ICカードの利用履歴やスマホのスクリーンショットも電子取引に該当します。
B) 電子取引のデータ保存方法を検討
税務調査の際に調査官から要求された取引を画面で日付、取引先名、金額を指定してデータ検索可能して確認できる状態にしておきましょう。
具体的にはデータの保存先を決め、ファイル名に【日付、金額、取引先名】を付ける、といった対応をしましょう。
C) 証憑管理クラウドサービスの利用を検討
マネーフォワードなど、電子帳簿保存法に対応したクラウドサービスがありますので、それらを利用すると導入のハードルが下がります。
D) 経理規程の整備
電子取引データの保存の仕方や運用管理のルールの規程を作成しましょう。
下記国税庁のWebサイトに法人用と個人事業主用の「電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規程」のひな型がありますので、ダウンロードして参考にして作成してください。
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/0021006-031.htm
いかがでしたでしょうか？
「紙印刷をして保管をしてしまったものは全て認められないのか」といった詳細はまだ不明ですが、電子帳簿保存法に合わせた対応をしておくことがベストであることは確かですので、上記を参考に準備を進めるようにしてみてください！
