【電子帳簿保存法で最低限やらなきゃいけないコト】
税理士法人FLOW会計事務所です。
最近はインボイスの陰に隠れてしまっていますが、2024年1月から電子帳簿保存法もスタートするのはご存知でしょうか？！
電子帳簿保存法は任意ではなく、すべての事業者が対応しなければならないルールになっています。
でも、大丈夫です。「最低限コレだけやっておけばOK」
という内容を今回はシンプルにお伝えできればと思います。
◇ざっくり結論
紙でもらったものは紙で保存。データでもらったものはデータで保存しておけばOKです。
今まではデータでもらった領収書や請求書は、紙でプリントアウトして保存する必要がありましたが、電子帳簿保存法によって「データでもらったものはデータで保存しよう」というルールに変わります。
データの保存方法については細かな決まりがあったりしますが、大枠はこれだけです。
決算書や総勘定元帳などの帳簿書類、紙で受け取った領収書や請求書もデータ化して保存することも電子帳簿保存法のルールに含まれていますが、これらはあくまで任意です。
必ずやらなければならないのは、繰り返しますが「データでもらったものはデータで保存しよう」それだけです。
◇データでもらうものにはどんな内容があるか？
①電子メール
メール本文に記載された領収書や請求書のデータ
②添付ファイル
メールに添付された領収書や請求書のデータ
③インターネット
ネットのダウンロードサイトからダウンロードする領収書や請求書のデータ
④クラウドサービス
クラウドサービスを利用して受け取る領収書や請求書のデータ
⑤カードやスマホアプリ
クレカやICカード、アプリの利用によって受け取る領収書や請求書のデータ
⑥EDIシステム
EDIシステムを使ってやりとりするデータ
などなど紙で受け取らない領収書や請求書の全てが該当することになります。
◇データのファイル形式について
特に決まっていないので、スマホのスクショ画面でもOKです！
◇保存要件
上記のデータを保存する場合には、以下2つの対応が必要になります。
[1つ目]
下記のいずれかの対応が必要です。
①タイムズスタンプが押されたデータを受け取ること
②受け取ったデータにタイムスタンプを押すこと
③データの訂正・削除ができないシステムで保存すること
④訂正･削除に関する事務処理規定を定めて規定通りに保存をすること
この中でどれか対応をしないといけません。
おすすめは④です。①～③については新たなシステムやサービスを利用しなければならないのでコストがかかる可能性がありますが、④はその心配がないからです。
事務処理規定についてはサンプルがあります。
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/0021006-031.htm
上記、リンク内の「電子取引に関するもの」を参考にしてみてください。
[2つ目]
下記を全て満たす必要があります。
①ＰＣやディスプレイ、プリンタなどの出力機器や操作マニュアルを備え付けること
②システム概要書を備え付けること
③下記の検索要件を確保すること
a.取引年月日、金額、取引先
b.日付、金額で検索できること
c.2以上の任意の項目を組み合わせて検索できること
なお、bとcについては、税務調査の際に調査官のダウンロードの求めに応じることができているようであれば不要になります。
そのため、データのタイトルに取引年月日、金額、取引先を記載してデータファイルに保存しておけば特に問題はないです。
以上が、電子帳簿保存法で最低限押さえておかないといけないポイントになります。
2024年1月から「データでもらったものはデータで保存」が義務化されますので、少しずつ準備を始めてみてください！
最後まで読んでいただきありがとうございました！
